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Im täglichen Betrieb einer Terminbörse gibt es kaum frustrierendere Aufgaben als das Dokumentenmanagement.
Kennen Sie diese Situation: Sie halten an einem Werktag einen Vertrag in der Hand und fragen sich: „Welche Version soll ich der Geschäftsleitung vorlegen?“ Mehrere Abteilungen arbeiten gleichzeitig an demselben Dokument. Dennoch können unterschiedliche Versionen, verteilt auf verschiedene Systeme, schnell voneinander abweichen oder sogar ganz verloren gehen.
Genau vor dieser Herausforderung stand eine Terminbörse.
Ihr Dokumentenmanagement war mit zahlreichen Problemen behaftet: uneinheitliche Zugriffsrechte in den Geschäftssystemen, fehlende Versionskontrolle und Nachverfolgbarkeit, geringe Effizienz bei der Suche nach Dateien sowie steigende Risiken im Bereich Dokumentensicherheit und regulatorischer Compliance. Wie ließen sich diese Probleme beheben?
Hürden überwinden – Intelligentes und effizientes Dokumentenmanagement ermöglichen
In Zusammenarbeit mit Info2soft errichtete die Börse ein unternehmensweites Dokumentenzentrum auf Basis der i2Share-Dokumentenmanagementplattform und fand eine systematische Lösung für diese Herausforderungen.
Von fragmentierten Strukturen zur einheitlichen Verwaltung: Eine Plattform für alle Anwendungsfälle
Geschäftsdokumente einer Terminbörse zeichnen sich durch vielfältige Formate, komplexe Arbeitsabläufe und strenge Compliance-Vorgaben aus. Früher mussten Mitarbeiter zwischen mehreren Systemen wechseln und Dokumentversionen manuell abgleichen.
Mithilfe der angepassten Plattform für die Dokumentenzusammenarbeit erzielte die Börse folgende Ergebnisse:
Vollständige Formatkompatibilität
Die Plattform unterstützt nahtlos gängige Formate wie MS Office, WPS, PDF und OFD. Layout und Inhalt bleiben beim Austausch zwischen Systemen vollständig erhalten. Unabhängig davon, ob ein Vertrag im OA-System erstellt, per Messenger an die Rechtsabteilung übermittelt oder von der Risikokontrolle in einem Genehmigungssystem geprüft wird: Alle Beteiligten arbeiten stets mit derselben Dokumentversion.
Intelligente Dokumentenverarbeitung
Mithilfe angepasster KI-Funktionen extrahiert das System automatisch zentrale Vertragsinformationen wie Klauseln, Beträge und Termine und synchronisiert diese mit den relevanten Geschäftssystemen. Bei Prüfungen bündelt die Funktion „Kommentarzusammenfassung“ Rückmeldungen aller Abteilungen und zeigt den gesamten Änderungsverlauf übersichtlich in einer Zeitleiste an.
Nahtlose Prozessintegration
Dokumentenfunktionen werden modular in verschiedene Geschäftssysteme eingebettet. Mitarbeiter können den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments – Erstellung, Mitunterzeichnung, Genehmigung und Archivierung – abschließen, ohne ihre gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen. Alle Abläufe sind vollständig digitalisiert und nachvollziehbar.
Vom „Menschen suchen Dateien“ zum „Dateien finden Menschen“: Intelligente Zusammenarbeit verändert Arbeitsabläufe
Früher führte die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit häufig zu Doppelarbeit aufgrund uneinheitlicher Dokumentversionen. Die Finanzabteilung prüfte unter Umständen einen Vertrag, den die Rechtsabteilung noch nicht abgeschlossen hatte, während das Fachteam weiterhin eine veraltete Fassung bearbeitete.
Nach dem Produktivstart der Plattform änderte sich die Zusammenarbeit grundlegend:
Echtzeit-Zusammenarbeit mehrerer Nutzer
Beispielsweise können Fachabteilung, Rechtswesen und Risikokontrolle gleichzeitig online an einem Ausschreibungsdokument arbeiten. Alle Änderungen sind sofort sichtbar und jede Modifikation wird automatisch gespeichert. Jede historische Version lässt sich jederzeit wiederherstellen. Probleme durch das Überschreiben von Versionen oder Dateiverluste gehören damit der Vergangenheit an.
Granulare Zugriffskontrolle
Um strengen Compliance-Anforderungen gerecht zu werden, unterstützt die Plattform eine detaillierte Rechteverwaltung. Ansichts-, Bearbeitungs-, Download- und Freigaberechte lassen sich genau nach Abteilungen und Rollen festlegen. Jede Aktion wird protokolliert und ist prüfbar.
Von System-Silos zu einem integrierten Ökosystem: Offene Architektur zur Vernetzung des Informationsflusses
Mit zahlreichen internen Systemen – OA, CRM, einheitliche Identitätsverwaltung, Instant Messaging – stießen herkömmliche Modelle des Dokumentenmanagements an ihre Grenzen bei der systemübergreifenden Freigabe von Dateien.
Durch individuelle Integrationen gelang es der Plattform, Informationssilos aufzubrechen:
Standardisierte Schnittstellen für schnelle Integration
Die Plattform bietet umfassende APIs und SDKs und ermöglicht die Anbindung an mehrere Kernsysteme innerhalb einer Woche. Beispielsweise können Vertragsgenehmigungen, die im OA-System initiiert werden, automatisch Funktionen zur Dokumentenbearbeitung und Versionssteuerung aufrufen. Abgeschlossene Dokumente werden nach der Genehmigung automatisch archiviert.
Einheitliche Frontend- und Backend-Funktionen
Neben der Benutzeroberfläche stellt die Plattform vollständige Backend-Schnittstellen zur Verfügung und unterstützt Stapelverarbeitung sowie automatisierte Dokumentenabläufe. Vertragsvorlagen lassen sich automatisch mit Geschäftsdaten befüllen, sodass standardisierte Dokumente erstellt werden, die nahtlos in Genehmigungsverfahren einfließen.
Messbare Erfolge: Greifbarer geschäftlicher Mehrwert
Nach der Umsetzung erzielte die Börse einen qualitativen Sprung bei Effizienz und Sicherheit des Dokumentenmanagements:
Abschließende Überlegung: Die „unsichtbaren Hürden“ hinter der digitalen Transformation
Die Erfahrung dieser Terminbörse zeigt: Digitale Transformation bedeutet nicht nur den Austausch von Werkzeugen. Es geht darum, Geschäftsprozesse mithilfe von Technologie neu zu gestalten. Das Dokumentenmanagement erscheint zunächst grundlegend, beeinflusst aber direkt den Informationsfluss, die Zusammenarbeit sowie Sicherheits- und Compliance-Vorgaben.
Eine einheitliche, intelligente und offene Plattform für die Dokumentenzusammenarbeit kann sowohl Verbindungselement als auch Beschleuniger der digitalen Transformation von Unternehmen sein.
Mit Info2soft i2Share ist das Dokumentenmanagement kein Hindernis mehr – es wird zu einem zentralen Treiber für geschäftliche Innovationen und eine effiziente Zusammenarbeit.
