デジタルトランスフォーメーションにおける企業文書管理の課題
デジタルトランスフォーメーションの潮流の中、企業の文書管理は前例のない課題と機会に直面しています。分散保管、複雑な権限管理、潜在的なセキュリティリスクが企業の対応力を試しています。
- 保管先の散在：文書が共有フォルダ、外付けHDD、FTPサーバー、個人向けクラウドストレージなど各所に分散され、効率的な管理やコラボレーションを実施しにくい状況です。
- セキュリティ脅威：ランサムウェア、誤削除などのリスクにより文書の紛失・破損が発生し、データ完全性に重大な影響を及ぼします。
- 管理の混乱：文書のバージョン管理が混乱し、適切な権限制御がないことで業務効率が低下します。
- 資産の活用不足：文書の適切な保管・活用が実施されず、企業知識ベースの構築が阻害されます。
i2Share：ワンストップ企業文書管理ソリューション
これらの課題に対応するため、i2Shareファイル共有・管理プラットフォームはインフォメーション2のファイル単位データ取得技術と持続的データ保護（CDP）機構を活用します。「安全性」と「利便性」を軸に、ファイル保管、セキュリティ、コラボレーション、知識活用までカバーし、デジタル時代の多様なニーズに応えるワンストップソリューションを提供します。
i2Shareの主な特長
1. ライフサイクル全体管理で業務効率を向上
- エンドツーエンドでライフサイクルをカバー：ファイルの保管、アクセス、バージョン管理、転送、復元、監査まで一貫して管理します。
- 集中統合管理：分散したファイルを一元的に制御し、分散保管に伴う複雑な運用を簡素化します。
2. 効率的なコラボレーションでチーム生産性を最適化
- リアルタイム共有・共同編集：複数ユーザーによるオンライン編集、文書へのコメント、グループディスカッションに対応し、チームの連携効率を高めます。
- きめ細かな権限管理：ロール別権限や外部出力承認フローにより、コラボレーション時のデータ安全性を確保します。
3. 総合的なデータセキュリティによる強固なデジタル防御
- 堅牢なセキュリティ機構：分割保管、暗号化伝送技術、リアルタイムウイルススキャンを組み合わせ、ファイル流出や悪意のある攻撃を防止します。
- 持続的データ保護（CDP）＋バージョン管理：過去バージョンのワンクリック復元に対応し、誤削除やランサムウェアの脅威に対処します。
4. モバイルオフィスによる柔軟な業務対応
- いつでもどこでもアクセス：モバイル端末からのファイルプレビュー、編集、共有に対応し、リモートワークの効率を高めます。
- クロスプラットフォーム対応：複数OS・機器に対応し、多様な業務シナリオにおける企業ニーズを満たします。
5. AI活用で知識管理の可能性を引き出す
- インテリジェント意味検索：自然言語理解により目的のファイル情報を速やかに特定し、検索効率を向上させます。
- 知識ベース構築：文書を価値ある企業知識資産へ転換。意味解析による質疑応答やインテリジェント分析を支援し、意思決定をサポートします。
i2Shareの主な活用シナリオ
シナリオ1：ファイル共有・管理 ～コラボレーション体験を再定義
主な課題
- ファイルが複数機器・システムに散在し、権限管理が複雑。
- 文書のバージョンが混乱し、複数ユーザーの共同作業の効率が低い。
i2Shareによる解決策
- マルチノード構成に対応し、一元管理と権限制御を実現。
- OA承認フローと連携し、外部出力に対するきめ細かな制御を実装。
- リアルタイムウイルススキャン、フォルダ全体の過去バージョン復元機能を搭載し、ファイル喪失リスクを解消。
導入事例
複数の事業領域と地域横断型生産拠点を持つ海運グループでは、各部門・支社間で文書やデータが分散されていました。i2Shareを導入することで、複数拠点にまたがるコラボレーションと文書管理を改善し、安定的な業務運営を支えています。
シナリオ2：エンドポイントデータ保護 ～データ脅威に強い環境を構築
主な課題
- 従業員の誤削除やランサムウェア攻撃によるデータ喪失。
- デスクトップ仮想化後、ファイルに対するセキュリティ保護機構が不足。
i2Shareによる解決策
- デスクトップファイルのリアルタイムバックアップとCDPを提供し、ワンクリック・一括復元に対応。
- 仮想デスクトップのファイルを独立して保管・管理し、ウイルス拡散やデータ流出を防止。
- 柔軟な権限制御と監査ログ機能により、コンプライアンスと安全性を強化。
導入事例
ある県立母子保健病院ではi2Shareを活用し、1,000名を超える従業員のデスクトップファイル保護を実現しました。リアルタイムバックアップとオブジェクトストレージを組み合わせ、運用コストを大幅に抑えつつ、ランサムウェアの脅威に効果的に対応しています。
